نسبة تأخر المشاريع

يعنى مكتب إدارة المشاريع بإغلاق المشروع في الوقت المتفق عليه، لأن أي زيادة في عمر المشروع تعني احتمال عدم رضا العميل، والأهم من ذلك هو تسجيل مصاريف إضافية على المشروع وبالتالي تقليص أرباح المشروع أو ربما تحقيق خسارة له حتى لو افترضنا عدم صرف مصاريف مباشرة إضافية، وذلك بسبب استمرار تحميل المشروع نصيبه من المصاريف غير المباشرة "الرواتب، وأجرة المقر وغير ذلك من المصاريف الإدارية والعمومية"، كما أن تأخر تحرير فريق عمل المشروع يعني حرمان المنظمة من الاستفادة منهم في مشاريع أخرى وبالتالي تقليص مكاسبها.

وعليه كلما حافظ المكتب على الالتزام بنفس مواعيد الإغلاق كلما ضمن رضا العميل وتحقيق الأرباح. ومن هنا جاءت فكرة مؤشر يساعد مكتب إدارة المشاريع على متابعة مديري المشاريع وحثهم على الإغلاق في الوقت المحدد، وبطبيعة الحال لابد أن يُنظَر إلى هذا المؤشر بالتوازي مع مؤشرات أخرى تضمن جودة المخرجات ورضا العملاء.

لدينا مسارين لمراقبة تأخر المشروع:

1. الأول: قياس تباين جدول المشروع، بالمعادلة التالية:

تباين الجدول الزمني = وقت الانتهاء الفعلي – وقت الانتهاء المجدول

1. والآخر: قياس نسبة تأخر المشروع، وذلك بالمعادلة التالية:

نسبة تأخر المشروع = عدد أيام تأخر المشروع ÷ عدد أيام المشروع المخطط لها × 100

برأيي أن المؤشر الأول مؤشر غير دقيق لأنه يحتسب أيام التأخر بغض النظر عن مدة المشروع بخلاف المؤشر الآخر، ويتضح ذلك من خلال المثال التالي:

1. مشروع "أ" مدته عشرة أيام، وانتهى بعد الوقت المجدول بعشرة أيام؛ أي أن تباين الجدول الزمني = 10 ، بينما مؤشر التأخر = 100%.
2. مشروع "ب" مدته مئة يوم، وانتهى بعد الوقت المجدول بعشرة أيام؛ أي أن تباين الجدول الزمني = 10 ، بينما مؤشر التأخر = 10%!

لو كنت مدير مكتب مشاريع فبالتأكيد ستفرق بين التأخرين لأن مشروع "أ" استغرق ضعف وقته وبالتالي كلف ضعف مصاريفه غير المباشرة، بخلاف مشروع "ب" الذي لم تتجاوز نسبة تأخره 10%.

طريقة حساب مؤشر (نسبة تأخر المشروع):

أولاً: سنحسب عدد الأيام الافتراضية للمشروع من خلال المعادلة التالية:

عدد أيام المشروع المخطط لها = تاريخ إغلاق المشروع المفترض (وفق الخطة) – تاريخ بدء المشروع

ثانياً: سنحسب عدد أيام المشروع الفعلية من خلال المعادلة التالية:

عدد أيام المشروع الفعلية = تاريخ إغلاق المشروع الفعلي – تاريخ بدء المشروع

ثالثاً: سنحسب عدد أيام تأخر المشروع من خلال المعادلة التالية:

عدد أيام تأخر المشروع = عدد أيام المشروع الفعلية - عدد أيام المشروع المخطط لها

رابعاً: سنحسب نسبة تأخر المشروع من خلال المعادلة التالية:

نسبة تأخر المشروع = عدد أيام تأخر المشروع ÷ عدد أيام المشروع المخطط لها × 100

مثال تطبيقي:

مشروع "أ" بدأ في يوم 1/1/2021م ، وكان من المفترض أن ينتهي في يوم 11/1/2021/ ، لكنه انتهى في يوم 21/1/2021م. كم نسبة التأخر؟

1. عدد أيام المشروع المخطط لها = 11 – 1 = 10 أيام
2. عدد أيام المشروع الفعلية = 21 – 1 = 20 يوماً
3. عدد أيام تأخر المشروع = 20 – 10 = 10 أيام
4. نسبة تأخر المشروع = 10 ÷ 10 × 100 = 100%

مؤشر معدل تأخر المشاريع:

يمكن حساب معدل تأخر المشاريع من خلال المتوسط الحسابي لمعدلات المشاريع.

ملف مساعد:

لحساب فرق الأيام بين تاريخين على وجه الدقة يمكنك إدخال التاريخين في الأكسل ثم طرح أحدهما من الآخر.. 

الملف التالي (نسبة تأخر المشاريع) يساعدك على حساب نسبة تأخر كل مشروع على حدة، إضافة إلى حساب متوسط نسبة تأخرالمشاريع.