عشر خطوات لإعداد خطتك التشغيلية (2)

تحديث: 
تم إضافة معلومات وشروحات.
نشر المقال الأصلي في 22 مارس، 2011


(6) حدد وقت التنفيذ:

حدِّد بدء التنفيذ المتوقع بشكل دقيق أو مجمل..حسب ظروف الخطة.. وكلما كان المخطِّط أكثر دقة كلما تمكن من تنظيم عمله بشكل أفضل.. مثال: 1432/5/2هـ أو الأسبوع التاسع أو شهر محرم..
أيضاً.. لابد من تحديد مدة تنفيذ البرنامج(يوم، 3أيام، أسبوع..)، أو تاريخ انتهائه.. (والخيار الأول أفضل).
ومن المهم أن تحتاط في زيادة مدة التنفيذ لكي تمنح نفسك مرونة أثناء التنفيذ.. فقد تطرأ عليك أمور تضطرك للتأجيل أو تأخير البرامج.
إن تحديدك لأوقات التنفيذ يفيدك في إدراك إمكانية تنفيذ البرامج والأنشطة.. ربما تقرر إقامة برنامجين أو أكثر في نفس الوقت، وربما تكتفي ببرنامج واحد .. حسب قدراتك وحسب نوعية البرنامج..
وفي كل الأحوال: احرص أن تترك خانات زمنية فارغة في الخطة احتياطاً للمفاجآت..

إذا كنت تستخدم برنامجا إلكترونيا مثل OpenOffice Calc أو Microsoft Excel فيفضل تغيير تنسيق الخلايا الخاصة بوقت التنفيذ كالتالي:
ظلل الخلايا المطلوبة ثم اضغط زر الفأرة الأيمن واختر "تنسيق الخلايا" .. تحت قائمة "رقم" اختر "تاريخ" ثم موافق.. في الإصدارات المتقدمة من Microsoft Excel "2010"  يمكنك تحديد خيار الإدخال بالتاريخ الهجري مباشرة..
تقنيا تستفيد من هذا الإجراء من جهتين:

1. تسهيل عملية الإدخال: فكل ماعليك هو إدخال أول التاريخ "مثلا 24/ 5" ثم إنتر وهو سيكمل الباقي
2. سيساعدك في عمليات الفرز والتصفية لاحقا.. وهذا هو الأهم.

(7) حدد متطلبات التنفيذ
متطلبات التنفيذ هي: الأمور التي تلزم لإقامة النشاط.. ومن أمثلة متطلبات التنفيذ:

1. تحقيق هدف سابق مذكور في الخطة التشغيلية.. مثال: نشاط (تعبئة استمارات تقويم الأداء الوظيفي) من متطلبات تنفيذه – مثلاً - الهدف رقم (4-8): (زيارة جميع المعلمين زيارة صفية) .. اكتب في خانة المتطلبات : هدف رقم (4-8) ..
2. تنفيذ نشاط سابق مذكور في الخطة التشغيلية.. مثال: النشاط التالي: (رفع استمارات تقويم الأداء الوظيفي) من متطلباته النشاط رقم (5-2-1): (تعبئة استمارات تقويم الأداء الوظيفي) .. اكتب في خانة المتطلبات : نشاط رقم (5-2-1).
3. إعداد نماذج أو استمارات لا يتم العمل إلا بها.. مثال النشاط التالي: (عقد الاجتماع الأول للمجلس الطلابي) من متطلبات إنجازه: تصميم محضر اجتماعات.
4. توفير حاجيات من خارج المنظمة، سواء باشترائها أو استعارتها أو استئجارها.. يوضح كل ذلك في خانة متطلبات التنفيذ.
5. التنسيق مع أحد الأشخاص أو المسؤولين أو الجهات الذين لابد من التنسيق معهم.. ولا نعتبر هؤلاء مشاركين لأنهم من خارج الإدارة.. مثال: (إقامة لقاء عن خطر التدخين) يلزم التنسيق له مع طبيب أو مختص أو جهة كجمعية (نقاء)..

(8) حدد موازنة المناشط:
بناء على المعطيات المتاحة أمامك حدد تكلفة مقترحة لكل برنامج أو نشاط.. وحدد الإيرادات المتوقعة منه..
كن دقيقا في هذه الخطوة.. واحتط لنفسك بإضافة هامش كلفة.. لأن كثيرا من البرامج تتعثر بسبب العجز المالي..
في المنظمات الكبيرة تحتاج إلى تحديد اسم بند الصرف ومقداره، واسم بند الإيراد ومقداره

(9) حدد وسائل التقييم:
المقصود بوسائل التقييم هي: الآليات والوسائل التي ستقيم من خلالها البرامج والأنشطة للتأكد أنها نُفِّذَت بالشكل المطلوب..
قبل التفكير بالوسيلة المناسبة راجع مؤشرات الأداء التي حددتها سابقاً للأهداف..
يمكنك ابتكار وسائل تقييم من عندك؛ إلا أن أشهر وسائل التقييم والمتابعة ما يلي:

1. الزيارات الميدانية.
2. الاجتماعات
3. التقارير.
4. استمارات تقويم البرامج.

يفضل إعداد نماذج التقارير والاستمارات قبل بدء البرنامج أو النشاط، ليفهم المنفِّذ كيف سيتم تقييم البرنامج.. بإمكانك إضافة هذه المهمة إلى (متطلبات التنفيذ) للبرنامج كي لا تنساها.

(10) راجع الخطة:
في الخطوات السابقة كنت تنظر للعمل مرحلة مرحلة، وخطوة خطوة..
الآن حان الوقت لتلقي نظرة بعيدة وشاملة على خطتك..
راجع كل شيء فيها.. استحضر قدراتك وإمكانياتك (كإدارة أو مؤسسة) وتخيل نفسك داخل المعمعة وفي خضم الأعمال..
راجع البرامج والأنشطة بأوقاتها ومددها ومنفذيها وتكاليفها..
قارن الخطة بإمكانيات إدارتك: هل ستستطيع إنجاز الخطة كما رسمتها..
أوعلى العكس: هل استثمرت كل إمكانيات إدارتك.. أم أبقيت طاقات معطلة!!..
الخطوة التي يطالها الحذف والإضافة -غالباً - هي: (الأنشطة والبرامج).. راجعها من حيث:

1. وجود تعارضات في أوقات تنفيذ البرامج.. إن وجدت تعارضا حاول التقديم أو التأخير.. فإن لم تستطع فاحذف أحد البرامج بناء على تحديد الأولويات..
2. تحميل كوادر العمل (الأشخاص) أكثر من قدرتهم.
3. قدرة الإدارة المالية على تحمل كلفة البرامج في وقت تنفيذها.. بمعنى أن التدفقات النقدية "إيرادات ومصروفات" يجب أن تكون متوازنة وأن لاتحرج منظمتك في لحظة من اللحظات.

إن كنت تستخدم برنامجا إلكترونيا مثل OpenOffice Calc أو Microsoft Excel  فميزتي الفرز والتصفية في هذه البرامج تمنحك إمكانية مراجعة ومتابعة الخطة بشكل دقيق..
مثلاً: افرز الخطة بناء على أوقات التنفيذ لتطَّلع على الجدول الزمني لها (ترتيبها حسب الزمن).. ثم افرز حسب المنفِّذ لتنظر تحميلك لكوادرك البشرية، وكي لاتكلف الفرد بعملين في نفس الوقت..

[لاستخدام الفرز في هذه البرامج ظلل الخطة، ثم اختر من القائمة: (البيانات) ثم (فرز).. ستلاحظ أن أسماء أعمدة خطتك مدرجة في الخيارات.. اختر افرز حسب (بدء التنفيذ)ثم حسب (المنفذ)ثم اضغط موافق]

بعد مراجعة الخطة بشكل عام ستقرر إضافة برامج أو إضافة أهداف مع برامجها.. أو حذف برامج أو حذف أهداف مع برامجها.. وربما اضطررت إلى حذف مجال بالكامل (مع أهدافه وبرامجه).. كل ذلك بناء على الأولويات التي حددتها في المراحل الأولى.

عند انتهائك من مراجعة الخطة تكون – بإذن الله – انتهيت من إعداد خطة تشغيلية متقنة وشاملة ومدروسة..

قبل الختام:
ابدأ تنفيذ الخطة..

يمكنك إدارة منظمتك من خلال متابعة الملف الإلكتروني: اختر "تصفية" ثم حسب "وقت بدء التنفيذ" ثم حدد مدى زمني لتركز عليه دون سواه..

وبعد انتهاء فترة الخطة التشغيلية.. قيِّم تنفيذك للخطة من خلال مراجعة ما تحقق من الأهداف، وفق التصور التالي:

1. راجع مؤشرات الأداء لكل هدف..
2. راجع وسائل التقييم والمتابعة لكل نشاط.
3. تأكد من تحقيق مجموعة الأنشطة لمؤشر الأداء .. أو بشكل أدق: حدد نسبة ما تم تنفيذه من الهدف بناء على معيار الأداء.
4. احسب المتوسط الحسابي لنسب ما تم تنفيذه من الأهداف.. لتستخرج نسبة ما تم تنفيذه من الخطة بشكل عام.